イベント会場はオフィスでつくれる！
社内スペース活用アイデア

説明会や内定者イベント、キックオフ、周年イベント、忘年会など、社内イベントを大切にしている企業は多いものです。その一方で、担当者はイベントを開催するたびに「会場探し」に頭を悩ませていませんか？

テレワークの浸透で出社率が下がり、オフィスを縮小した企業もあります。いざイベントを開催しようとすると社内に十分なスペースがなく、外部の会場探しに苦労しているというケースも少なくありません。

この記事では、社内イベントの会場探しにまつわる悩みや、オフィスをイベントスペースとしても使えるようにするアイデア、実際にイベントスペースを備えたオフィスの事例をご紹介します。

目次

1. 社内イベントの「会場探し」に悩む企業は多い
2. オフィスにイベントスペースを設けるアイデア
3. 社内イベントに活用できる空間があるオフィスの事例（企業規模：100名以上）
4. 社内イベントに活用できる空間があるオフィスの事例（企業規模：100名未満）
5. イベントスペースにも使える多目的な空間をつくるメリット
6. アイデア次第でオフィスは多用途に使える空間に

1. 社内イベントの「会場探し」に悩む企業は多い

説明会や内定者イベント、キックオフ、周年イベント、忘年会など、企業では一年を通じてさまざまなイベントが行われています。実際に行われる社内イベントは企業によって異なりますが、参考として年間の社内イベント例を以下にまとめました。

■社内イベントカレンダーの例

＜時期を問わず開催されるイベント例＞
・説明会、研修、勉強会
・懇親会　など

企業によって社内イベントの数には差がありますが、よく実施されているものをまとめただけでも、これだけ多様なイベントがあります。イベントの内容や目的、参加人数によって必要な広さやレイアウトは異なるため、いざ開催しようとすると「今回はどこでやろう」と、会場探しからつまずいてしまうことも少なくありません。

なお、説明会や研修、懇親会などは特定の時期に偏らず、年間を通じて随時開催されることが多いイベントです。頻度や参加人数によっては、こうしたイベントも会場探しの悩みにつながりやすくなります。

特にフリーアドレスやABWを導入しているオフィスでは、そもそも大人数が一度に集まることを想定して設計されていないケースも多く、イベント時の空間づくりが課題になりやすいでしょう。

2. オフィスにイベントスペースを設けるアイデア

こうした「会場探し」の悩みを解消する方法が、オフィスの中にイベントにも使える多目的なスペースをあらかじめ設けておくことです。

イベントスペースといっても、イベント専用の部屋を新たに用意する必要はありません。普段は執務スペースやカフェスペースとして使いながら、必要なときだけイベント仕様に切り替えられる空間をつくる方法があります。

その際に便利なのが「可動式家具」や「可動式パーティション」です。ここでは、2つのアイデアをご紹介します。

キャスター付きの可動式家具で多目的に使う

カフェスペースや共創空間に、キャスター付きのテーブルやチェア、ホワイトボードなどを取り入れると、用途に応じたレイアウト変更が簡単です。例えば、普段は少人数の打ち合わせや休憩スペースとして使っている空間も、イベント時には家具を移動させるだけで、大人数が集まれる空間に切り替えられます。

テーブルの連結や椅子の移動といった簡単な操作で、立食式のイベントにも対応できるようになります。

■カフェスペース→立食式イベントスペースの活用例

Lives Meeting Table（ライブス ミーティングテーブル）

Lives Meeting Table（ライブス ミーティングテーブル）は、スペースの目的や雰囲気を問わずに配置しやすいシンプルなミーティングテーブルです。個性を抑えたデザインなので、既存のスペースでも違和感なく使用できます。キャスター付きタイプなら動きも軽やかで、簡単に移動や片付けができます。

ena（エナ）

ena（エナ）は、必要最小限の機能性とディテールまでこだわったシンプルなデザインが特徴です。空間に馴染みやすいスタンダードカラーと、空間を彩るアクセントカラーをラインナップ。キャスター付きタイプを選べば、レイアウト変更もスムーズに行えます。平置きで3台までスタッキングできるため、イベント時の一時的な増席や片付けにも便利です。

可動式パーティションで会議室をつなぐ

複数の会議室を可動式パーティションで仕切る設計にしておくと、普段は個室として使いながら、必要に応じて空間を一体化できます。イベント時にはパーティションを開放することで、大人数が集まる説明会や研修、表彰式、発表会などにも活用できます。

固定の壁で仕切るよりも、必要なときだけ空間を広げられるため、スペースを無駄なく活用できるのがメリットです。

 ■2つの会議室→大人数向けイベントスペースの活用例

safewall move（セーフウォール ムーヴ）

safewall move（セーフウォール ムーヴ）は、軽い操作性と優れた機能で、オフィス空間の自在なレイアウトを可能にします。焼付塗装や木目調化粧鋼板など表面仕上材のバリエーションが豊富な上、パネル構造によって高い遮音性能も確保しているため、会議室からイベントスペースまで幅広い用途に対応します。

CARRERA（キャレラ）

CARRERA（キャレラ）は、パネル厚を抑えた軽量移動間仕切りです。空間を思いのままに、かつスムーズに仕切れます。大規模な天井工事が不要な上、軽量パネルで取り回しがしやすく、取り付けも操作も簡単です。シャープさと柔らかさを併せ持つシンプルなデザインは、空間を選ばず活用できます。

3. 社内イベントに活用できる空間があるオフィスの事例（企業規模：100名以上）

近年では、さまざまな社内イベントにも対応できる多目的な空間をオフィスに取り入れる企業が増えています。そうした設計にしておくことで、特別なイベントスペースを新設しなくても、オフィスの一部を「イベントにも使える空間」として活用できるのです。

以下では、企業規模100名以上の事例をご紹介します。

＞＞企業規模100名未満の事例はこちら

フロアごとに使い分ける多目的スペース｜東京エレクトロン九州株式会社 様

東京エレクトロン九州株式会社 様は、1階エントランスと3階のKYOSOエリアに、来訪者や社員が交流できる多目的なスペースを設けています。

1階のエントランスは、大きな窓から自然光が入る明るい空間です。奥の250インチモニターは資料投影にも対応しており、ウェルカムボードとしてだけでなく、セミナーや会社説明会の会場としても活用できます。モニター前には可動式ソファを配置し、来訪者とのコミュニケーションスペースにもなっています。

社内外の人が交わる3階のKYOSOエリアには、キャスター付きのデスクやチェア、可動式モニターを取り入れており、人数や目的に応じて自在にレイアウトを変更できます。プロジェクターやマイクも備えているため、イベントの開催にも対応可能です。

（面積規模：約27,000㎡、人員規模：約600名）

新商品発表会にも対応できるオープンキッチン｜アサヒグループ食品株式会社 様

アサヒグループ食品株式会社 様は、オフィスにオープンキッチンとカフェエリアを設け、新商品発表会から日常のコミュニケーションまで幅広く対応できる空間をつくっています。

エントランスに隣接するオープンキッチンでは、プロジェクターや汚れに強い床材を備え、新商品の発表会や試食会に対応。チェアを運び込めば30名以上が着席でき、社外向けイベントから社内会議まで幅広く活用できます。アイランド型カウンターや円形照明、壁面収納の曲線が、エントランスから続くやわらかな印象を演出しています。

社員同士のアイデアを「混ぜて育む」役割のコミュニケーションエリアは、メイン動線の中央に位置し、円形の天井意匠の下に、テーブルとチェアを配置しています。ゆとりのあるオープンな空間は、複数のチームが活動しやすい環境で、部門を超えた交流も生まれています。可動式の什器を自在に組み替えることで、チームミーティングから大人数のイベントまで幅広く対応可能です。

（面積規模：約3,700㎡、人員規模：約110名）

4. 社内イベントに活用できる空間があるオフィスの事例（企業規模：100名未満）

続いて、企業規模100名未満の事例をご紹介します。

多目的スペースが経営会議にもイベントにも対応｜日本毛織株式会社 様

毛織物メーカーの日本毛織株式会社 様は、2階の多目的スペースと3階のラウンジに、経営会議からイベントまで幅広く対応できる空間を設けています。

2階の多目的スペースは、さまざまな用途に対応できる可変性の高い空間で、取締役会や経営会議などにも活用されています。什器によるレイアウト変更のほか、移動間仕切りを使うことで、6名程度で利用できる会議室としても展開可能です。

3階のラウンジは、二面の窓から街路樹の緑を望める、開放感にあふれた空間です。ナチュラルカラーの布地チェアと天然木フローリングでまとめられたリビングのような空間で、日頃は社内の打ち合わせや出張者の一時利用などに活用されています。隣接するプレゼンルームはすりガラス調の移動間仕切りで仕切られており、開放すればひと続きの空間に。社内外の研修や懇親会など、大きなイベントにも対応できます。

（面積規模：約930㎡、人員規模：約80名）

共創エリアをミーティングからイベントまで幅広く活用｜ビーウィズ株式会社 様

ビーウィズ株式会社 様の「デジタルラボ長崎」では、フロアに足を踏み入れるとすぐに、エンジニア同士の交流を促す共創エリアが広がります。

ミーティングや勉強会、セミナーのほか、地元大学生を招いたアプリ開発のミートアップイベントも開催されており、人材採用につながる場としても活用されています。軽量で動かしやすいデスクとチェアを備え、集まる人数に応じて柔軟にレイアウト変更が可能です。カーペットや天井、什器に配されたビタミンカラーが、明るく活気のある雰囲気を演出し、社内外のコミュニケーションを後押ししています。

共創エリアには、プロジェクターと演台を設置しており、アイデアを出し合う交流会や技術開発セミナーの開催にも対応。壁の一部には黒板塗料を施し、チョークで書き消しができるため、ミーティングでの活用はもちろん、掲示板としても使われています。

（面積規模：約150㎡、人員規模：約20名）

終業後のイベントにも使えるリフレッシュエリア｜NTT・TCリース株式会社 関西支店 様

NTT・TCリース株式会社 関西支店 様は、執務エリアの奥にリフレッシュエリアを設けています。プランターやルーバーで空間を緩やかに仕切り、カフェカウンターやソファを配置した、本物のカフェのような雰囲気の空間です。ブラックの天井にダウンライトを配した温かみのある柔らかな光が、蛍光灯の執務エリアとは一線を画しています。

終業後はここでお酒を飲みながら気軽なイベントを催したり、新入社員を招いてリクルート活動に活用したりと、仕事終わりの時間を彩る場としても使われています。

（面積規模：約870㎡、人員規模：約70名）

5. イベントスペースにも使える多目的な空間をつくるメリット

オフィスの家具などを工夫し、イベントにも対応できる多目的な空間を整えることで、次のようなメリットがあります。

さまざまなイベントに対応できる

キャスター付き家具や可動式パーティションでレイアウトを自在に変えられる空間は、社内セミナーや説明会、内定者イベント、周年イベント、忘年会など、スペースの規模に応じてさまざまな用途のイベントに使い回せます。あらかじめ自社で実施するイベントを想定して空間を設計しておくことで、必要な設備や広さを過不足なく備えられます。

会場探しのコスト・時間を削減できる

社内イベントに活用できるスペースがオフィス内にあることで、外部会場を手配する機会を減らせます。そのため、企業は会場費や手配にかかる時間を削減できます。社内のスケジュールだけで開催日を決められるため、柔軟な調整が可能です。

コミュニケーションを活性化できる

日常的に使っている空間でイベントを行うことで、リラックスした雰囲気が生まれ、部署を越えた自然な交流が生まれやすくなります。また、社内にスペースがあるとイベントを実施しやすくなるため、ちょっとした交流イベントが増えることにもつながるでしょう。人が行き交う場所の近くに設けておくと、通りがかりに気軽に立ち寄る人が増え、より活発な交流が生まれやすくなります。

イベント参加率が向上する

イベントを社内開催できれば、移動の負担がなくなります。社員は業務後そのまま参加できる上、交通費もかからないため、参加のハードルが下がります。社内であれば直前の声かけでも参加しやすく、当日ふらっと立ち寄る社員も増えるでしょう。

限られた面積を有効活用できる

普段は執務や打ち合わせに使う空間を、イベント時には会場として使えるため、イベント専用の部屋を設ける必要がありません。専用の部屋に使うはずだった面積を執務スペースなど別の用途に回せるので、限られた面積を無駄なく使えます。普段使いとイベント時、両方の用途を意識して家具を選ぶと良いでしょう。

6. アイデア次第でオフィスは多用途に使える空間に

入社式やキックオフ、研修、忘年会など、企業には年間を通じてさまざまなイベントがあります。開催のたびに会場を探す負担は、イベントの頻度が高く、人数が多い企業ほど膨らみがちです。

だからといって、イベント専用のスペースを新しく用意する必要はありません。キャスター付きの家具や可動式パーティションを取り入れることで、普段使っているオフィスの一部を、必要なときだけイベントにも対応できる空間に変えられます。

自社のレイアウトでどこまで対応できるのか、どのような設計が適しているのかは企業によって異なります。オカムラでは課題のヒアリングからご提案、施工まで一貫してサポートしていますので、お悩みの際はお気軽にご相談ください。現状のスペースを活かしながら、イベントにも対応できるオフィスづくりを実現してみませんか。

よくある質問

Q：社内イベントスペースをオフィスに設ける際、大掛かりな工事は必要ですか？

A：必ずしも大規模な改修は必要ではありません。キャスター付き家具や可動式パーティションを活用すれば、既存のレイアウトを活かしながら、必要なときだけイベント仕様に切り替えられる空間をつくることができます。

Q：オフィスが狭くても、イベントスペースをつくれますか？

A：オフィスの面積が小さくても、イベントスペースをつくることは可能です。限られた面積でも必要なときだけレイアウトを変えて、イベントに対応できる空間をつくれます。

Q：イベントで使わないときは、多目的スペースをどう活用すればいいですか？

A：イベント時以外はカフェスペースや会議室、社員同士のコミュニケーションの場として利用するなど、さまざまな使い方が可能です。どのような使い方が自社に合うかは企業によって異なるため、迷った際はお気軽にご相談ください。

イラスト：Masaki