オフィスづくりのコラム
COLUMN
オフィス移転の5つのメリット！
失敗しない移転のコツと事例を紹介
オフィス移転は、単なる「場所の変更」ではありません。働き方の見直しや従業員満足度の向上、採用力の強化など、組織にとって多くのメリットをもたらす大きなチャンスです。実際に、移転や改装をきっかけに生産性が上がったり、社内コミュニケーションが活性化したりした事例も多数あります。
一方で、オフィスを整えることにあまりメリットを見いだせていない方もいるかもしれません。この記事では、オフィス移転で得られる代表的な5つのメリットをはじめ、気を付けたいポイント、よくある失敗例、実際の成功事例をご紹介します。
目次
1. オフィス移転で得られる5つのメリット
オフィス移転には多くの手間やコストがかかりますが、それを上回る効果を期待できるのも事実です。ここでは、オフィス移転によって得られる代表的なメリットを5つご紹介します。
＜オフィス移転の5つのメリット＞
- 業務効率化に寄与
- 従業員満足度の向上
- コミュニケーションの活性化
- 企業ブランディング
- コストの最適化
●業務効率化に寄与
オフィス移転は、業務の進め方や組織全体の働き方を見直す絶好のタイミングです。移転を契機にオフィスのレイアウトや動線を再構築することで、業務効率の大幅な改善が期待できます。
例えば、フリーアドレスやABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）に対応した設計を導入すれば、集中・交流といった多様な業務スタイルに柔軟に対応できます。これにより、従業員はより快適かつ効率的に働けるようになり、無駄な移動時間の削減やスムーズな情報共有が可能になります。
さらに、移転を機にICT環境の整備やペーパーレス化を進めることで、DX（デジタルトランスフォーメーション）の推進を加速させることも可能です。最新のITインフラやツールを取り入れれば、業務のスピードと質が向上し、生産性の底上げにつながるでしょう。
●従業員満足度の向上
快適で働きやすい環境は、従業員のモチベーションやエンゲージメントに大きく影響します。オフィス移転によって、従業員のニーズに合った空間を整備することで、心理的安全性や職場への満足度を高められるのもメリットです。
例えば、自然光の取り入れや空調・照明の最適化、リフレッシュスペースの設置などは、従業員のストレス軽減や集中力向上に寄与します。結果として、業務の生産性が向上し、会社への信頼感や愛着にもつながるでしょう。
また、「働く場所」に満足感を持てる環境は、従業員の定着率向上や離職防止にも効果があります。採用活動においても、魅力あるオフィス環境は応募者へのアピール材料となり、企業の競争力を高める要素です。
●コミュニケーションの活性化
オフィスの構成やレイアウトは、従業員同士のコミュニケーションの質に大きく影響します。オフィス移転の際に設計を見直すことで、部署や役職を越えた自然な交流が生まれやすい環境をつくることも可能です。
例えば、オープンエリアの導入や、部署間の壁をなくした空間設計により、従業員同士が気軽に声をかけ合える雰囲気を醸成できます。これにより情報共有のスピードが上がるだけでなく、チーム間の連携がスムーズになり、業務効率も向上するでしょう。
また、リフレッシュスペースやカジュアルなミーティングエリアを設ければ、業務外のコミュニケーションも活発になり、社内の一体感や心理的な距離を縮めることにもつながります。風通しのよい組織づくりを実現する上でも、移転は非常に有効な手段です。
●企業ブランディング
オフィスは、企業の価値観や姿勢を空間で伝える強力なブランディングツールです。移転を機にブランドイメージや企業理念を反映した空間をつくることで、社内外に向けた印象を大きく向上させることができます。
例えば、エントランスや会議室、共用スペースにブランドカラーやメッセージを取り入れて、来訪者や採用候補者に対して「企業らしさ」を強く印象付けることが可能です。このような空間演出によって、採用力の強化や顧客からの信頼獲得にもつなげられます。
また、従業員にとっても、自社の理念や文化を感じられるオフィスは、企業への帰属意識や愛着を育みます。オフィスを通じて、企業の内面を可視化することは、インナーブランディングとしても効果的です。
インナーブランディングとは？ 企業理念が伝わる組織づくりの方法
●コストの最適化
オフィス移転は、経費を見直し、コストを最適化するチャンスです。特に賃料や共益費などの固定費は、立地やオフィス面積の見直しによって大きく削減できる可能性があります。
例えば、業務実態に合わせたコンパクトなレイアウトへの移行や、エリアを再選定して無駄なスペースを削減し、賃料の負担を軽減することも可能です。さらに、LED照明や省エネ設備の導入、ICTインフラの最新化によって、光熱費や保守費などのランニングコストの抑制にもつながるでしょう。
また、移転のタイミングで契約や設備の「棚卸し」を行えば、不要なサービスやコストを洗い出すことも可能です。これまで見落とされていた支出を見直して、長期的なコスト最適化を実現できます。
2. オフィス移転のデメリットと注意点
オフィス移転には多くのメリットがある一方で、見落とせないデメリットやリスクも存在します。移転を成功させるためには、こうした課題を事前に理解し、適切な対策を講じることが重要です。ここでは、オフィス移転に伴う主なデメリットと、それに対する具体的な注意点について解説します。
＜オフィス移転のデメリット＞
- 負荷がかかる
- コストがかかる
- 生産性が一時的に低下する可能性がある
- 従業員にストレスがかかることがある
- 暗黙のルールや慣習が崩れる
●負荷がかかる
オフィス移転は通常業務に加えて多くの作業が発生するため、従業員への負担が大きくなりがちです。荷物の梱包やレイアウト調整、各種手続きなど、移転準備と並行して業務を進めることは、想像以上に時間と労力を要します。
さらに、引っ越し作業中は通信環境やITインフラが一時的に停止する可能性もあり、業務への支障が生じるリスクもあります。こうしたトラブルを未然に防ぐには、綿密なスケジュール管理が欠かせません。例えば、業務が少ない週末を活用した引っ越しや、一部の部署から段階的に移転を進める方法など、業務への影響を最小限に抑える工夫が必要です。事前にリスクを洗い出し、トラブル時の対応フローを明確にしておきましょう。
●コストがかかる
オフィス移転には、多くのコストがかかる点にも注意が必要です。新オフィスの内装工事費、什器購入費、通信設備の導入費など、目に見える初期費用はもちろん、退去時に発生する原状回復費や不用品の処分費といったコストも無視できません。
特に、移転後に追加工事が必要になるケースや、旧オフィスの契約内容によっては想定外の費用が発生することもあるため、初期段階での十分な調査と計画が重要です。移転を検討する際は、詳細な費用シミュレーションを行い、項目ごとの見積もりの精査も欠かせません。必要に応じて、専門家のサポートを受けながら予算の可視化と適切な資金配分を行うことで、無駄のないコスト管理が可能です。
オカムラでは、お客さまの「ありたい姿」を実現するために、オフィス移転プロジェクトを一括でマネジメントできる体制を整えています。
●生産性が一時的に低下する可能性がある
新しいオフィスへの移転は、従業員にとって環境の大きな変化です。レイアウトや動線、座席運用の仕組みが変わることで、業務に慣れるまでに時間がかかり、一時的に生産性が落ちるケースもあります。
例えば、固定席からフリーアドレスに移行した場合、従業員が席を探す時間が発生したり、コミュニケーションの取り方が従来と変わって戸惑いが生じたりすることもあるでしょう。移転を成功させるには、事前に新しいオフィスの利用ルールを共有し、必要に応じてオリエンテーションを行うことが有効です。
●従業員にストレスがかかることがある
オフィス移転は、組織文化や雰囲気を大きく変えるきっかけになります。新しい空間に馴染めず「以前の方がよかった」と感じる従業員が出てきて、心理的な負担につながることも否定できません。特に、働き方やコミュニケーションのスタイルが大きく変わると、人間関係が大きく変わることも考えられます。
このようなストレスを軽減するためには、移転の目的や新オフィスの意図を丁寧に伝えることが欠かせません。従業員の意見を取り入れながら段階的に移行することで、受け入れやすい環境を整えることができます。
●暗黙のルールや慣習が崩れる
これまでのオフィスでは、明文化されていなくても自然に機能していたルールがあったはずです。新しいオフィスに移ることで、こうした暗黙のルールが通用しなくなり、業務が滞るケースがあります。
例えば、固定席の郵便物の受取りでは、入り口近くの社員が自然と対応しているケースも少なくありません。こうしたケースでは、フリーアドレスに変わることで、業務が浮いてしまうことがあります。
このような課題を放置すると、不満や混乱が広がりかねません。あらかじめ新しい運用ルールを設定し、必要に応じて見直すことで、暗黙の慣習に頼らない円滑な業務運営が可能になるのです。
3. 実際によくある！ オフィス移転の失敗例と対策
オフィス移転は大きなチャンスである一方、進め方を誤ると逆効果になることもあります。「移転したのに不満が増えた」「せっかくの新スペースが活用されない」といった失敗は、決して珍しくはありません。
ここでは、実際によくあるオフィス移転の失敗例を紹介し、それぞれの対策を解説します。事前にこうした落とし穴を把握しておけば、移転を成功へと導くことができるでしょう。
＜オフィス移転の落とし穴＞
- 従業員から不満が出る
- 新設したスペースが使われない
- 移転後に想定外のギャップが発生した
●従業員から不満が出る
オフィス移転後、従業員から「使いづらい」「以前のほうがよかった」といった不満の声が出るケースは少なくありません。レイアウトや設備の変更によって働き方が大きく変化すると、従業員にとって予期せぬストレスや業務負担が生じることがあります。
このようなトラブルを防ぐには、移転前から従業員の意見を取り入れた計画づくりが重要です。具体的には、アンケートやヒアリングを実施して現状の課題やニーズを把握し、それに基づいてレイアウトや設備を検討します。
また、移転直前には従業員向けの説明会を行い、移転の目的や新オフィスの使い方について丁寧に共有することで、不安を和らげることが可能です。移転後も改善提案を受け付ける仕組みや定期的なフィードバックの場を設けて、継続的に環境をアップデートできる体制を整えましょう。
●新設したスペースが使われない
移転後に新たに設けた一部のエリアが、ほとんど使われずに形骸化してしまうケースもよくみられます。例えば、オープンスペースやリフレッシュエリアを設けたものの、「使い方がわからない」「使っていいのか不安」といった声から、活用が進まないことがあります。このような事態を防ぐには、単に空間を整備するだけでなく、「このエリアでどう過ごしてほしいか」という利用目的を従業員に明確に伝えることが重要です。
例えば、「気軽に雑談できるスペース」「集中作業用エリア」など、それぞれのエリアに役割や名称を与えれば、従業員が迷わずに使えるようになります。また、移転後の運用フェーズで利用状況を定期的に観察し、使われていないエリアがあれば、配置やルール、動線に課題がないかを見直しましょう。部分的なスペースの改善によって、オフィス全体の活用度も高まります。
●移転後に想定外のギャップが発生した
オフィスの設計段階では理想的に見えた環境でも、実際に使い始めてみると「想定と違う」というギャップを感じることがあります。このようなズレは、立地・周辺環境・建物の共用部分・ビル管理体制など、事前には見えにくい要素が原因で起こることが少なくありません。
設計上のスペックでは確認できても、実際の使用感や利便性は現地に足を運ばないとわからない部分も多くあります。こうしたリスクを回避するには、図面や資料だけで判断せず、移転候補地は複数回の現地見学を行い、実際の動線や周辺環境、建物の使い勝手まで従業員目線でチェックすることが大切です。可能であれば、従業員にも試験的に出社してもらい、実際の印象や課題を事前に共有するとよいでしょう。
4. オフィス移転の際は専門家を頼るべき
オフィス移転には、計画から実行までの全工程で多くの専門知識と経験が必要です。現オフィスの課題を洗い出し、新オフィスで実現したい働き方や空間のコンセプトを整理する作業には、社内の工数だけでは限界があります。
さらに、レイアウト設計・内装工事・ICTインフラ整備・移転スケジュールの調整など、各分野での的確な判断が求められる場面も多く、担当者にかかる負担は大きくなりがちです。こうした背景から、オフィス移転は経験豊富な専門家にサポートを依頼することが推奨されます。専門家の視点を取り入れることで、業務への影響を最小限に抑えながら、自社の目的に合った最適な移転プランを構築しやすくなるはずです。
例えばオカムラでは、オフィスの新設・移転・改装・リニューアルに至るまで、プロジェクトをワンストップで支援するソリューションを提供しています。「どこから手をつけていいかわからない」「移転後の運用も見据えて計画を立てたい」といった場合には、まず専門家に相談することが最も確実な第一歩となるでしょう。
5. 課題を解決！ 企業のオフィス移転成功事例
ここでは、実際にオフィス移転を行った企業の事例を3つご紹介します。いずれも、オフィスの課題解決や企業価値の向上を目的として移転を実施し、成果を上げたケースです。それぞれの企業がどのような狙いを持ち、どのような工夫を行ったのかを、自社の移転計画の参考にしてください。
＜オフィス移転の成功事例＞
- 多様な働き方を叶える仕掛けが詰まったオフィス
- 従業員の声を反映し、自社らしさを詰め込んだオフィス
- 社外へのブランディングも叶うオフィス
●多様な働き方を叶える仕掛けが詰まったオフィス
築30年の旧オフィスからの移転をきっかけに、NTT・TCリース株式会社 関西支店 様では、社員が自律的に働ける環境づくりを目指しました。フリーアドレスや共創エリアを導入し、電動昇降デスクや集中ブース、カフェカウンターなどを整備。業務内容や気分に応じて働く場所を選べることで、自然な交流とメリハリのある働き方が生まれています。
限られた予算の中でも、社内外の連携により、社員が誇りを持てる空間が完成しました。他支店からの見学もあるほど注目されており、今後はサテライトオフィスとしての活用も期待されています。
●従業員の声を反映し、自社らしさを詰め込んだオフィス
従業員数の増加により旧オフィスが手狭になったことをきっかけに、約2か月という短期間での移転を実施したレコルダティ・レア・ディジーズ・ジャパン株式会社 様。そのプロセスでは、従業員の声を丁寧にヒアリングしながら、自社らしさと働きやすさを両立する空間づくりが行われました。
例えば、リフレッシュスペースには企業のパーパスを掲げ、従業員が理念を日常的に意識できる工夫を採用。また、「食事ができる場所がほしい」「立って作業したい」といった従業員の要望を反映したエリアも用意され、機能性と快適性を兼ね備えた執務環境が整備されました。このように、従業員の意見を積極的に反映させた新オフィスは、「出社したくなる職場」として高い満足度を得ています。
●社外へのブランディングも叶うオフィス
株式会社エスユーエス 様は、企業のブランディング強化を目的に、オフィス空間そのものを「伝える手段」として活用した事例です。エントランスには、自社が手がける最先端技術を効果的にアピールする演出を施し、来訪者に強い印象を与えるデザインとしました。
また、チームリビングやシームレスな執務エリアを導入することで、従業員同士の自然な情報共有を促進。社内の共創環境を整えることで、イノベーションが生まれやすい空間づくりを実現しました。このように社外へのメッセージ発信と社内の働き方改革を両立させたオフィスは、企業価値の向上に大きく寄与しています。
6. オフィス移転を成功に導くのは、「目的の明確化」と「準備の質」
オフィス移転は、単なる作業スペースの変更ではなく、働き方の見直しや組織の活性化を図る絶好のチャンスです。業務効率化、従業員満足度の向上、コミュニケーションの活性化、企業ブランディング、コスト最適化など、多くのメリットを得られる可能性を秘めています。
一方で、移転にはコストや準備負担、移転前とのギャップなど、見落としがちなリスクも伴います。こうしたリスクを避けるためには、早期の計画立案と綿密な準備、そして必要に応じて専門家のサポートを活用することが不可欠です。
移転はゴールではなく、未来に向けた組織改革のスタートライン。自社にとって理想の働き方やオフィスのあり方を明確にし、目的に沿った移転を進めましょう。
移転を計画される際は、オフィス移転の基本から計画の立て方、移転後の運用までを網羅した「オフィス移転・改装マニュアル」をぜひご活用ください。
詳細は以下よりご覧いただけます。
イラスト:Masaki
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