自治体庁舎のフリーアドレス

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企画や総務部門、DX推進部門などデスクワークが中心で対人業務が少ない部門の方が導入しやすい傾向にあります。窓口部門での導入は難しいと思われがちですが、窓口カウンターを当番制で利用することも多く、自席利用時間が限定的となるため効率的な空間運用を目的としてフリーアドレスが導入されています。また、人員増となり執務空間の拡張が難しいという状況でも、スペースを共有化できるフリーアドレスは効果があります。

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導入する際には、自席がなくなるのではといった不安から職員から反対意見が出ることは少なくありません。導入を検討する際には対象部署の職員に加え、すべての職員に説明会を実施し、新しい働き方のメリット・運用ルールなどを丁寧に伝えることで多くの職員に「自分事として考えてもらう」ことが重要です。また、全庁で導入する前に一部の部署で試験的に導入する「パイロットオフィス」という手法を採用すると、現状の働き方と比較しながら新しい働き方も体感できるので、職員が少しずつ不安を払拭しつつ慣れながら導入できるというメリットがあります。

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窓口対応など業務において連携が必要な場合、多くの自治体では「グループアドレス」を導入し、働くエリアを限定して部署内連携に重点を置いた働き方の運用を採用しています。
また、「オールフリーアドレス」を採用した場合でも、週１回グループアドレスを採用する、チャットなどのコミュニケーションツールを活用する、チーム内で打合せ等ができる場所を確保するなど、運用面の工夫により連携が可能です。弊社ラボオフィスでは、その検証の様子もご覧いただけます。

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フリーアドレスは、オフィス内で自席を固定せず運用するもので、主にスペースの効率化やコスト削減を目的とするものです。一方のABWは、業務内容や状況に応じて働く場所を自由に選ぶことであり、生産性の向上や働きやすい環境づくりを目的とし、さまざまな機能空間が求められます。多くの自治体では、フリーアドレスを導入して執務スペースを削減することで新たにスペースを生み出し、多様な機能を持つABW空間を拡充する傾向にあります。

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誰がどの席を利用しているのかがレイアウト上で可視化された「位置情報システム」などのサポートツールを利用する方法があります。また、その他にもスケジューラーやチャットのプレゼンス機能を活用することも有効と考えます。

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個別ブース、ローパーティションで仕切られたスペースなどを整備することにより、周囲の雑音や他人からの視線も遮ることができるので、機密性の高い業務にも対応可能です。