自治体庁舎のペーパーレス化
自治体における
ペーパーレス化の必要性
近年、住民の価値観の多様化に伴う住民ニーズの高度化・複雑化、働き方改革の社会全体への広がりによって、自治体においてもペーパーレス化の重要性が一層高まっています。
紙の使用を減らすことは、単なるコスト削減などの業務の効率化だけにとどまらず、情報セキュリティの強化、環境負荷の軽減、そして職員の業務負荷の低減による住民サービスの質の向上にもつながります。
また、デジタル社会が浸透しつつある現状では、ペーパーレス化は、自治体の持続可能で柔軟な行政運営を実現するための重要な施策の一つとして認識されつつあります。
これからのデジタル社会に対応するためにも、一自治体としてのペーパーレスへの積極的な取り組みが求められています。
MERIT
ペーパーレス化で
期待される効果
業務の効率化
- 庁内外に情報を伝達しやすく、情報共有も円滑に。
- 過去の資料を参照したり、加工利用しやすくなり、作業効率が向上。
- 情報が見つけやすく、検索時間の短縮に。
情報セキュリティの強化と
BCP対策
- 電子化した文書は、アクセス制限・閲覧制限を設けることで、情報漏洩や紛失リスクを軽減。
- クラウド上でデータを保管することで、災害時などの予期せぬ不測の事態が生じてもデータ保全や迅速な復旧対応が可能。
コストの削減
- 紙の購入費、印刷費、保管費用の削減によりコストを削減。
- 文書の保管スペースが削減できるので、執務スペースをその他の用途に活用可能。
環境負担の軽減
- 森林資源の保護やCO2排出量を削減し、持続可能な社会に貢献。
- 自治体が率先して環境配慮型の業務運営を行うことで、地域住民の環境負荷低減の啓発へ。
柔軟な働き方への移行
- 紙に依存しない業務体制が確立することで、紙に縛られない＝場所に縛られない働き方が加速。
- フリーアドレスやテレワーク等、自席以外でも業務ができる柔軟な働き方へ円滑に移行可能。
SUPPORT
ペーパーレス化の支援
自治体における業務の効率化や働き方改革を進めるうえで、ペーパーレス化は必要不可欠な取組みです。しかしながら、いざ着手しようとしても、何から始めればよいのか、どのようにすれば効率的かつ効果的に導入できるのか分からないことも多くあります。
オカムラは、ペーパーレス化に関するあらゆる課題に対応できるノウハウを活かし、自治体におけるペーパーレス化の導入から定着まで一貫してご支援いたします。
文書管理適正化
文書管理適正化の進め方
自治体では、資料作成、契約書、議事録などで膨大な文書が日々取り扱われています。これらの文書を適正に管理することは、業務の効率化だけでなく、情報の保護や住民サービスの向上にも直結します。
これからの文書管理の適正化は、単なる整理整頓ではなく、自治体の業務品質と住民サービスの向上を支える重要な施策であり、今後の行政DXを進める上でも、欠かせない取組です。
オカムラは文書管理に関する豊富な知識と経験から自治体の文書管理適正化に向けた最適な進め方をご提案いたします。
文書管理適正化支援に関する
業務内容と工程 (例）
STEP 1基本構想の確立
- ア）会議出席（キックオフ会議）
- イ）基本構想の企画／立案
- ウ）全体スケジュールの立案
- エ）支援計画作成
STEP 2文書削減等整備計画の策定
- ア）現状調査／実態を把握するための文書量調査、Webアンケート等の実施
- イ）文書削減・整理整頓に関する意識醸成研修会
- ウ）文書削減等計画書（削減目標の設定）の策定
- エ）現行規程の見直し検討
STEP 3文書の削減・整備
- ア）文書削減等整備に係る説明会の実施
- イ）文書削減等整備の実施
- ウ）文書削減等整備実施後の文書量調査
STEP 4新文書管理の維持管理指導
- ア）文書管理規程等改定支援
- イ）文書管理運用マニュアル・点検指導マニュアルの
作成、修正等、文書管理運用ルールの策定支援 - ウ）文書管理運用説明会の実施
- エ）文書管理点検
文書管理適正化支援事例
ペーパーレスな働き方を支援するオフィスツール
スムーズにコミュニケーションできる会議用モニター
「WEB会議」「画面投影」「ホワイトボード」という3つの機能を兼ね備えた多機能ミーティングボードにより、リアルタイムでの情報共有が可能になります。遠隔地との打ち合わせはもちろん、災害時のような複雑な情報共有が求められる場面など、自治体における多様な会議体において円滑なコミュニケーションを実現します。
リアルタイムで情報共有ができるから、
まるで対面感覚でリモート会議ができる。
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WEB会議に
必要な機能を内蔵！カメラ、マイク、スピーカーなどを内蔵し、セッティングも不要。簡単にWEB会議が始められます。
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付属ドングルで
ワイヤレス投影！付属ドングルを接続し、簡単に投影が可能。ミーティングボード画面上でスクロール操作なども可能です。
-
画面上で
自由に書き込みも！指やタッチペンで自由に書き込め、文字のテキスト変換、削除や移動なども簡単に行えます。
PC周辺機器アクセサリー
資料をモニターに投影することで、紙資料の出力が無くなるだけでなく、情報共有を迅速化し、作業を効率的に進めることができます。モニターラックやデスクに接続するアームを利用することで、効率作業スペースを広く使え、複数画面での作業も快適になります。
※対応ディスプレイ規格・最大積載質量、設置可能なデスクなどに制限があります。
モバイルロッカー・モバイルバッグ
ペーパーレスを推進する取組として、脇机の廃止（ワゴンレス）や自席を固定化しないフリーアドレスを導入する自治体が増えています。個人の所有物を安全かつ効率的に保管できるモバイルロッカーは、共有スペースの確保やペーパーレス化の啓発にもつながります。また、モバイルバッグは、ノートPCや書類、文房具などの業務ツールを効率よく収納でき、オフィス内への移動をスムーズにします。
これにより、どの場所でも業務を継続できる柔軟な働き方が可能となり、ペーパーレス化への意識醸成にも寄与します。
ペーパーレスな働き方を支援する
オフィスツール活用事例
モニタースタンド・ポータブルバッテリー
ペーパーレスの観点より、モニター投影で情報を共有します。モニターはポータブルバッテリーで給電できるため、柔軟に配置を変更することもできます。
モバイルロッカー
配布物の投函口やPC充電用の電源供給、管理者の負担を軽減するダイヤル錠仕様など、運用面に配慮した仕様を採用しました。
FAQ
よくある質問
A
全庁に共通する事務におけるペーパーレス化の事例として、従来、所管課において共通物品の請求をする際、財務会計システムから物品請求書及び物品引渡書を紙媒体により出力し、逓送便で会計部門へ送付していたものを、電子メールにより会計部門へ送付する方法に変更した事例があります。この例は、資料確認や内部事務が紙を出力せず、電子上で確認・処理を進めることで紙の使用量やトナー代等のコスト削減につないだ例です。
どのような業務でも庁外から紙文書で受け取る文書があれば、大なり小なり電子化できる文書はありますが、電子化後は元の紙文書を廃棄できる文書である必要があります。（法令等の制約や文化的価値がある文書、訴訟が係争中の事案に関する文書、電子化することで業務が著しく複雑化・非効率化する文書は、電子化しても紙文書を廃棄できないため、これらが含まれている文書は電子化対象外になります。）
A
一般に文書のペーパーレス化とは紙文書をスキャニング等で電子文書化することを指しますが、その電子化したい文書に保存期間が設定されている場合、規程等の改定は必須になります。理由として改定前の文書管理規程等は、紙文書を前提に保存期間が設定されており、電子文書を前提としていないためです。電子文書を正本とすることや、元の紙文書（原文書）の保存は１年保存でよいとする規定制定が必須となります。
条例は議会をとおして制定されるものですが、議会をとおす必要性とは一般にその自治体住民にとって必要とされているかに基づきます。公文書管理条例を制定する場合に行政における意思形成過程の文書記録を義務づける条文を盛り込んだり、文書保存期間を条文の別表に盛り込むことで、後に情報公開請求制度を利用し行政の判断が適切だったかなどを検証できるようにすることを主たる目的に制定する場合があります。
A
文書管理の改革は、市民サービスの向上に不可欠です。紙文書の脱却することで、必要な情報を迅速に検索・共有できる体制が整い、市民からの問い合わせに迅速かつ正確に対応できます。また、職員の業務効率が向上することで、市民と向き合う時間を確保でき、より質の高い行政サービスを提供できるようになります。
A
次のステップですすめることをご提案します。
| STEP1： | 執務室以外（各課所管書庫等、文書主管課所管「書庫」）に保存している紙文書ファイルの削減 |
|---|---|
| STEP2： | 執務室内に保管している紙文書ファイルの廃棄 |
| STEP3： | 執務室と各課所管書庫等から保存文書を文書主管課所管「書庫」へ移動 |
| STEP4： | 各職員が身の回りに所持している紙文書ファイルの削減 |
| STEP5： | 執務室内と各課所管書庫等にある物品等（文書以外）の整理整頓 |
紙文書ファイルの廃棄にあたり、最初に保存期間が設定されていない文書（私文書や常用文書）の廃棄から取り組むことをおすすめします（廃棄の判断が比較的容易）。また新庁舎収納容量には文書量だけを収めるのではなく、書棚に入れる物品等の量も収めることになるので物品等の削減も必要です。（上記STEP5）