ソリューションオフィス改革
よりよいサービス提供のために自治体にも
働きやすい環境を
また、デジタル化の進展によって従来の窓口業務など定型的な業務は効率化される一方、新たな課題や変化に対応するための創造的な業務の重要性が高まります。そのため、固定席や役職席といった従来型の働き方から脱却し、所属や部門の垣根を越えて連携やコミュニケーションを取りやすい柔軟な働き方を可能にするオフィス環境が求められます。このような環境整備は、行政サービスの維持にとどまらず、さらなるサービス品質の向上にもつながります。
オフィス改革で解決できる悩み
-
限られた執務スペースで
通路が狭く移動しにくい -
会議室や打合せスペースが
不足している -
紙前提のレイアウトで
デジタル化に対応できない -
報告・連絡・相談がしにくい
-
デスク回りが書類などで
雑然としている -
若年層中心に離職率が高く
新たな人材確保が難しい
MERIT
オフィス改革で
期待される効果
生産性・創造性の向上
柔軟なオフィス設計が支える住民サービス向上
部門間の連携やスペース効率を考慮したレイアウト設計、紙を前提としない働き方の推進により、職員の働きやすさが向上します。さらに、業務内容や状況に応じて職員が働く場所を自由に選択できるオフィス環境（ABW）を整備することで、集中力や創造性が高まり、業務の質の向上につながります。こうした取り組みは、最終的に住民サービスの向上にも寄与します。
- ABW（Activity Based Working）...職員が業務内容や状況に応じて最適な場所を選んで働くスタイル。
コミュニケーションの活性化
部門を越えた連携を促すオフィス空間
住民ニーズの多様化により業務が膨大かつ複雑化する中では、個人だけで業務を進めることは困難であり、所属や部門の垣根を越えた連携やコミュニケーションが欠かせません。そこで、複数名が気軽に集まれるスペースや、カジュアルな会話を促す空間を整備することで、部門内はもちろん、部門の枠を越えたつながりや協力関係が生まれます。
エンゲージメントの向上
ストレス軽減と健康増進を実現するオフィス空間
職員の方々は幅広い業務内容に加え、カスハラ（カスタマーハラスメント）など予期せぬ事案への対応によって、日々大きなストレスを抱えています。そのため、業務時間内でも気軽に気分転換や休憩できるスペースの設置、自然光や植物を取り入れたリラックス効果のあるバイオフィリックデザインの導入、身体にフィットする家具の採用など、心身の健康を支えるウェルビーイングなオフィス空間の整備が重要です。こうした環境整備は、職員のストレスを軽減するだけでなく、個々のパフォーマンス向上や、組織への貢献意欲（エンゲージメント）の向上にもつながります。
人材確保・定着の促進
若手人材の確保に向けた柔軟な働き方の推進
近年、地方公務員の採用試験倍率の低下や若い世代の離職率の高さが、自治体の人材確保における課題になっています。従来の働き方では若い世代のニーズに応えることが難しく、柔軟な働き方を導入することが求められます。ABWスペースの整備やテレワークの推進は、次世代の職員にとって魅力的な職場づくりにつながるだけでなく、すべての職員の働きやすさやモチベーション向上にも寄与します。こうした取り組みは、個々の生産性向上に加え、人材の確保・定着にも効果があるとされています。
FLOW
オフィス改革の進め方
STEP01
最新のオフィス見学や事例で、最新の働き方を知る
オカムラでは働き方の実証実験を行うための自社拠点オフィスのことを「ラボオフィス」と呼んでいます。
オフィスのトレンドに関する勉強会の開催と合わせて、実際に社員が働く様子を見学していただきながら、レイアウトや運用方法、これまでの経験から得られた知見やノウハウについてもご紹介します。
- オフィスのトレンド勉強会の実施
- 最新事例やオフィス見学会で新しい働き方を知る
STEP02
職員アンケートや現状調査で、課題を抽出
職員を対象にアンケートを実施し、現在のオフィス環境や働き方に対する意見を丁寧に拾い上げます。日々の困りごとや改善点、働きやすさを妨げる要因など、現場視点の課題を可視化します。
このステップは、次に行う“ありたい姿”を考えるワークショップの出発点となる重要なプロセスです。
STEP03
“ありたい姿”を描くため、職員参加型のワークショップを開催
職員アンケートで明らかになった課題や改善策を踏まえ、「これからの働き方」や「望ましいオフィスの姿」について職員同士で話し合うワークショップを開催します。議論を通じて、理想的な働く環境のビジョンを共有し、言語化します。このプロセスにより、職員が納得できるオフィス改革の方向性を導きます。
- ワークショップで現状の課題や理想の働き方について対話
- オフィスキットで理想のオフィスを見つける
いますぐ、理想のオフィスを見つけよう
５つの診断タイプから、あなたの部門にあったレイアウトやオフィスづくりのヒントをご紹介。お問合せなしで、理想のオフィスを考え始められます!
STEP04
パイロットオフィスの設置で、効果や課題を検証
ワークショップや勉強会で描いた理想像をもとに、まずは一部門やエリアを対象とした“パイロットオフィス”を設けて、新しい働き方を試行します。さらに、パイロットオフィスの見学会や試しに執務できる「おためしワーク」など、職員が実際に体感できる機会を設けることで、不安を払拭し、スムーズな移行につなげます。パイロットオフィスの運用で得られた効果や課題を踏まえ、改善や検討を進めます。
- 事後アンケート、ヒアリング等で成果の確認と課題を明確化
- 事前アンケートと比較し目標達成度、職員の変化（満足度・行動・意識）を確認
STEP05
スムーズな全庁展開に向けて、指針を策定
パイロットオフィスでの検証結果を踏まえ、全庁運用に向けた「オフィス整備ガイドブック」を作成します。このガイドブックでは、オフィス環境整備の指針や新しい働き方の運用ルールを明確に定め、全職員の共通認識として浸透させます。これにより、全庁への展開を円滑かつスムーズに進めます。
- オフィス環境づくりの基本的な考え方や整備方針を策定
- 全職員に浸透させるオフィス運用ルール策定
POINT
オフィス改革のポイント
意識醸成・合意形成
最新のオフィストレンドや先進事例から新しい働き方に対応したオフィスがどのようなものかをイメージします。また、職員アンケートやヒアリングから課題を洗い出し可視化することで、オフィス改革に対する前向きな意識を醸成をします。
目指す姿の設定
（バックキャスト設計）
現在働いている職員だけでなく、これから働く職員の視点を持つことも大切です。「これまで」がどうだったかよりも、「これから」どうあるべきかという考えのもと、何のために働き方を変えるのか、どんな環境で働きたいのかなど、「あるべき姿」や「最終的な目標」を定め、どのように実現していくかを検討します。
新しい働き方の定着
新しいオフィス環境を整備し運用ルールを作っても、日々の業務で実践しなければ目指す姿は実現できません。これまでとは異なる「新しい働き方」を定着させるためには、そこで働く職員一人ひとりがその意図や目的を理解し、自分事として前向きに取り組もうとする「意識改革」が重要です。
CASES
オフィス改革の納入事例
Effect／効果
- 文書削減とペーパーレス化によりワゴンレスを実現し、余剰スペースを新たな執務エリアへ転換。
- コミュニケーションの活性化や集中など、各業務に適した環境整備によって業務効率が向上。
- 改装をきっかけに、職員自身が業務方法の見直しや効率化を積極的に考えるようになり、働き方改革への意識が向上。
- グループアドレスやモバイルロッカーの導入により、個人書類やPCを集約し、ペーパーレス化とクリアデスクを維持。
Effect／効果
- フリーアドレス導入やABWスペース整備により、業務や目的に応じて場所を選ぶ働き方が可能となり、職員の自立的な働き方を促進。
- タブレット・ポータブルバッテリー・モニターなどのICT環境整備と多様なワークポイント活用により、どこでも業務を継続できる環境に慣れ、庁内外での業務が容易に。
- 新しい働き方を体感することで、働き方改革の必要性理解と業務改善への意欲向上。
- パイロットオフィスを他部門職員も利用することで自然なコミュニケーションが生まれ、業務連携が促進。
Effect／効果
- フリーアドレスにより、毎日異なる席に座ることで、他グループの職員とも自然に交流できるように。
- オープンで移動しやすいレイアウトにより、他部局との意見交換や部門を超えた情報共有がスムーズに。
- 脇机の廃止、文書削減、各所へのモニター配置による、ペーパーレス化への意識向上。
- 執務室内に移動式机やハイテーブルを設置したことで、すぐに集まり短時間で話し合える環境が整い、打ち合わせが容易に。
FAQ
よくある質問
A
ペーパーレス化による書類の削減や物品・文具類等の整理整頓、固定席や役職席の見直しなどにより、新しい余剰スペースが生み出せます。たとえ執務スペースが狭くても、このような取り組みによって働きやすい機能的な空間を整備できます。
A
通常1～2年程度を見込むのが一般的です。内容や規模によりますが、初期の情報収集・意識醸成からパイロットオフィス導入、全庁展開までを段階的に進める場合、このくらいの期間があると無理なく職員の納得感を得ながら進めることができます。
A
はい、可能です。閉庁日や業務終了後の時間帯を活用し、家具や機器の仮置き場を確保するなどの工夫により、業務への支障を最小限に抑えて、ご要望に応じて実施できます。
A
事前・事後のアンケートや利用状況などを通じて、定量・定性の両面から効果を検証できます。満足度だけでなく、コミュニケーションや集中力の向上なども指標となります。
A
これまでの働き方を突然一斉に変更すると、組織内で混乱や職員の心理的抵抗が生じる恐れがあります。そのため、まずは組織の一部で新しい働き方を試行する「パイロットオフィス」を導入し、課題や改善策、庁内ルールを職員同士で話し合いながら検証します。この段階的な導入により、全庁展開の際も混乱を抑え、スムーズに移行できます。
A
デジタル化は社会インフラとして社会全体に浸透しており、自治体においても新しい働き方への対応が求められています。柔軟な働き方を導入することで、職員間や組織のコミュニケーションが活性化し、限られたスペースを有効活用した効率的な業務の遂行が可能になります。